มาต่อกันจากครั้งที่แล้ว ที่ทาง Chula Gradeup Tutor ได้มีการนำเสนอเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องรู้ใน “Excel” กันได้เลย ซึ่งในบทความนี้จะเน้นไปที่เรื่องราวของการใช้งานฟังก์ชัน และ สูตรต่างๆ ไปเริ่มกันดีกว่าเพื่อไม่ให้เสียเวลา
การใช้ฟังก์ชันและฟังก์ชันที่ซ้อนกันในสูตร
ฟังก์ชันคือสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะทำการคำนวณโดยใช้ค่าที่ระบุ (เรียกว่า อาร์กิวเมนต์) ในลำดับหรือโครงสร้างที่แน่นอน ฟังก์ชันสามารถใช้ในการคำนวณทั้งอย่างง่ายหรืออย่างซับซ้อน
โครงสร้างของฟังก์ชัน
1. โครงสร้าง ของฟังก์ชันเริ่มต้น ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=), แล้วตาม ด้วยชื่อฟังก์ชัน วงเล็บเปิด อาร์กิวเมนต์สำหรับฟังก์ชันโดยคั่น ด้วยเครื่องหมายจุลภาค และวงเล็บปิด
2. ชื่อฟังก์ชัน เมื่อต้องการดูรายการฟังก์ชันที่มีอยู่ ให้คลิกเซลล์และกด SHIFT+F3
3. อาร์กิวเมนต์ อาจเป็นตัวเลข ข้อความ ค่าตรรกะ (เช่น TRUE หรือ FALSE) อาร์เรย์ ค่าความผิดพลาด (เช่น #N/A) หรือการอ้างอิงเซลล์ก็ได้ อาร์กิวเมนต์ที่คุณระบุต้องให้ค่าที่ถูกต้องสำหรับอาร์กิวเมนต์นั้น อาร์กิวเมนต์ยังอาจเป็นค่าคงที่ สูตร หรือฟังก์ชันอื่นๆ ได้อีกด้วย
4. คำแนะนำเครื่องมืออาร์กิวเมนต์ พร้อมด้วยไวยากรณ์และอาร์กิวเมนต์จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณพิมพ์ฟังก์ชัน
ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณพิมพ์ =ROUND(คำแนะนำเครื่องมือจะปรากฏขึ้น คำแนะนำเครื่องมือจะปรากฏขึ้นสำหรับฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในเท่านั้น
การใส่ฟังก์ชัน
เมื่อคุณสร้างสูตรที่มีฟังก์ชัน คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน เพื่อช่วยคุณในการใส่ฟังก์ชัน Worksheetได้ ในขณะที่คุณใส่ฟังก์ชัน Worksheet ลงในสูตร กล่องโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน จะแสดงชื่อของฟังก์ชัน อาร์กิวเมนต์แต่ละตัวของฟังก์ชัน คำอธิบายของฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์แต่ละตัว ผลลัพธ์ปัจจุบันของฟังก์ชัน และผลลัพธ์ปัจจุบันของสูตรทั้งสูตร
เพื่อให้คุณสร้างและแก้ไขสูตรได้ง่ายขึ้น และให้มีข้อผิดพลาดในการพิมพ์และทางไวยากรณ์น้อยที่สุด ให้ใช้ การทำให้สูตรสมบูรณ์อัตโนมัติ หลังจากคุณพิมพ์ = (เครื่องหมายเท่ากับ) ตามด้วยตัวอักษรหรือทริกเกอร์ที่ใช้แสดงแล้ว Excel จะแสดงรายการดรอปดาวน์แบบไดนามิกของฟังก์ชันที่พร้อมใช้ อาร์กิวเมนต์ และชื่อที่ถูกต้องที่ตรงกับตัวอักษรหรือทริกเกอร์ไว้ที่ใต้เซลล์นั้น จากนั้นคุณสามารถแทรกรายการหนึ่งจากรายการดรอปดาวน์นั้นไว้ในสูตรดังกล่าวได้
การใช้การอ้างอิงในสูตร
การอ้างอิงจะระบุเซลล์หรือช่วงของเซลล์บน Worksheet และบอก Excel ว่าจะหาค่าหรือข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในสูตรได้จากที่ใด เราสามารถใช้การอ้างอิงเพื่อใช้ข้อมูลที่อยู่ในคนละส่วนของ Worksheet ในสูตรเดียว หรือใช้ค่าจากเซลล์เดียวในหลายๆ สูตรได้ นอกจากนี้ยังสามารถอ้างอิงไปยังเซลล์ใน Worksheet อื่น Workbook เดียวกัน และไปยัง Workbook อื่นได้อีกด้วย การอ้างอิงไปยังเซลล์ใน Workbook อื่นจะเรียกว่า Link หรือ การอ้างอิงภายนอก
สไตล์การอ้างอิงแบบ A1
สไตล์การอ้างอิงเริ่มต้น ตามค่าเริ่มต้น Excel จะใช้สไตล์การอ้างอิงแบบ A1 ซึ่งอ้างอิงไปยังคอลัมน์ด้วยอักษร (A ถึง XFD สำหรับคอลัมน์ทั้งหมด 16,384 คอลัมน์) และอ้างอิงไปยังแถวด้วยหมายเลข (1 ถึง 1,048,576) อักษรและหมายเลขเหล่านี้เรียกว่าหัวแถวและหัวคอลัมน์ เมื่อต้องการอ้างอิงไปยังเซลล์ ให้ใส่อักษรคอลัมน์ตามด้วยหมายเลขแถว ตัวอย่างเช่น B2 จะเป็นการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่จุดตัดของคอลัมน์ B และแถว 2
ความแตกต่างระหว่างการอ้างอิงสัมบูรณ์ การอ้างอิงสัมพัทธ์ และการอ้างอิงผสม
การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์
เช่น A1 จะยึดตามตำแหน่งสัมพัทธ์ของเซลล์ที่มีสูตรนั้น และเซลล์ที่มีการอ้างอิงไปถึง ถ้าตำแหน่งของเซลล์ที่มีสูตรเปลี่ยนแปลง การอ้างอิงก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคัดลอกหรือเติมการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ในเซลล์ B2 ไปยังเซลล์ B3 การอ้างอิงจะปรับจาก =A1 เป็น =A2 โดยอัตโนมัติ
การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์
เช่น $A$1 จะอ้างอิงไปยังเซลล์ในตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจงเสมอ ถ้าตำแหน่งของเซลล์ที่มีสูตรเปลี่ยนแปลง การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์จะยังคงเหมือนเดิม ถ้าคุณคัดลอกหรือเติมสูตรตามแถวหรือตามคอลัมน์ จะไม่มีการปรับการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์แต่อย่างใด ตามค่าเริ่มต้นแล้ว สูตรใหม่จะใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ คุณจึงอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนการอ้างอิงเหล่านั้นให้เป็นการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคัดลอกหรือเติมการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ในเซลล์ B2 ไปยังเซลล์ B3 การอ้างอิงจะเหมือนกันทั้งในสองเซลล์คือ =$A$1
การอ้างอิงแบบผสม
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคัดลอกหรือเติมการอ้างอิงแบบผสมจากเซลล์ A2 ไปยัง B3 การอ้างอิงจะปรับจาก =A$1 เป็น =B$1
สไตล์การอ้างอิงสามมิติ
ถ้าคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลในเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่อยู่ตำแหน่งเดียวกันบน Worksheet หลายๆ แผ่น ให้ใช้การอ้างอิงสามมิติ การอ้างอิงสามมิติประกอบด้วยการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่นำหน้าด้วยช่วงของชื่อ Worksheet Excel
ตัวอย่างเช่น =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) จะบวกทุกค่าในเซลล์ B5 บนเวิร์กชีตตั้งแต่ Sheet 2 ถึง Sheet 13
เราสามารถใช้การอ้างอิงสามมิติเพื่ออ้างอิงไปยังเซลล์บนเวิร์กชีตอื่น กำหนดชื่อ และสร้างสูตรโดยใช้ฟังก์ชันต่อไปนี้ ได้แก่ SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV.P, STDEV.S, STDEVA, STDEVPA, VAR.P, VAR.S, VARA และ VARPA
การอ้างอิงสามมิติ ใช้ไม่ได้ในสูตรอาร์เรย์ , ตัวดำเนินการอินเตอร์เซกชัน (ช่องว่างเดี่ยว) หรือในสูตรที่ใช้อินเทอร์เซกชันโดยนัย
สไตล์การอ้างอิงแบบ R1C1
คุณสามารถใช้สไตล์การอ้างอิงที่มีการใส่หมายเลขให้กับแถวและคอลัมน์บนเวิร์กชีตได้เช่นกัน สไตล์การอ้างอิงแบบ R1C1 มีประโยชน์ในการคำนวณตำแหน่งแถวและคอลัมน์ในแมโคร ในสไตล์แบบ R1C1 นี้ Excel จะระบุตำแหน่งที่ตั้งของเซลล์ด้วย “R” ตามด้วยหมายเลขแถว และ “C” ตามด้วยหมายเลขคอลัมน์
เมื่อคุณบันทึก Excel จะบันทึกคำสั่งบางคำสั่งโดยใช้สไตล์การอ้างอิงแบบ R1C1
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณบันทึกคำสั่ง เช่น การคลิกปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ เพื่อแทรกสูตรที่หาผลรวมของช่วงเซลล์ Excel ก็จะบันทึกสูตรโดยใช้สไตล์การอ้างอิงแบบ R1C1 ไม่ใช่แบบ A1
การใช้ชื่อในสูตร
เราสามารถสร้างชื่อที่กำหนดเพื่อเป็นตัวแทนเซลล์ ช่วงของเซลล์ สูตร ค่าคงที่ หรือตาราง Excel ได้ ชื่อก็คือการอ้างอิงแบบย่อที่ช่วยให้เข้าใจจุดประสงค์ของการอ้างอิงเซลล์ ค่าคงที่ สูตร หรือตารางได้ง่ายขึ้น ซึ่งแต่ละรายการอาจดูจะเข้าใจได้ยากในตอนแรก ข้อมูลต่อไปนี้จะแสดงตัวอย่างทั่วไปของชื่อ และแสดงให้เห็นว่าการใช้ชื่อเหล่านั้นในสูตรจะสามารถเพิ่มความชัดเจนและทำให้เข้าใจสูตรง่ายขึ้นได้อย่างไร
ชนิดของชื่อ มีชนิดของชื่ออยู่หลายชนิดที่คุณสามารถสร้างและใช้ได้
1. ชื่อที่กำหนด ชื่อที่ใช้แทนเซลล์ ช่วงของเซลล์ สูตร หรือค่าคงที่ คุณสามารถสร้างชื่อที่กำหนดของคุณเองได้ นอกจากนี้ ในบางครั้ง Excel Online ยังสร้างชื่อที่กำหนดไว้ให้คุณด้วย เช่น เมื่อคุณตั้งค่าพื้นที่พิมพ์
2. ชื่อตาราง ชื่อสำหรับตาราง Excel ซึ่งเป็นคอลเลกชันของข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เฉพาะเจาะจงที่เก็บอยู่ในระเบียน (แถว) และเขตข้อมูล (คอลัมน์) สร้างชื่อตาราง Excel เริ่มต้นเป็น “ตาราง1”, “ตาราง2” และต่อเนื่องไปในแต่ละครั้งที่คุณแทรกตาราง Excel แต่เราสามารถเปลี่ยนชื่อเหล่านี้ได้เพื่อให้สื่อความหมายได้ดีขึ้น
รายละเอียดทั้งหมดเป็นข้อมูลที่ควรรู้เกี่ยวกับ Excel เบื้องต้น และในอนาคต ทาง Chula Gradeup Tutor จะหาข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนที่ Advance กว่านี้มาแบ่งปันเพื่อให้เราทุกคน สามารถใช้งาน Excel ได้เติมประสิทธิภาพ…
ที่มาข้อมูล : https://support.office.com
